QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CHI NHÁNH

(Ban hành theo Quyết định số …/QĐ-TGAC ngày … tháng … năm 2025 của Ban Điều hành Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế Tiền Giang)

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc tổ chức và hoạt động của chi nhánh thuộc Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế Tiền Giang (“chi nhánh”).

Điều 2. Địa vị pháp lý của chi nhánh

1. Chi nhánh là đơn vị trực thuộc Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc Tế Tiền Giang (“TGAC”), có địa điểm hoạt động và có con dấu riêng.

2. Người đứng đầu chi nhánh là Trưởng chi nhánh.

Điều 3. Thành lập, sáp nhập, giải thể chi nhánh

Việc thành lập, sáp nhập, giải thể chi nhánh do Ban Điều hành TGAC (gọi tắt là “Ban điều hành”) quyết định. Chủ tịch TGAC thay mặt Ban điều hành ban hành Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể chi nhánh.

Điều 4. Đăng ký hoạt động của chi nhánh TGAC

Đăng ký hoạt động của chi nhánh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nơi đặt chi nhánh.

CHƯƠNG II: TÊN GỌI, ĐỊA ĐIỂM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ, LĨNH VỰC VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH

Điều 5. Tên gọi và địa điểm của chi nhánh

1. Tên chi nhánh

Tên chi nhánh được đặt bằng Tiếng Việt, bao gồm phần tên riêng của chi nhánh và phần tên chung như sau: “Chi nhánh [tên riêng] - Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc Tế Tiền Giang.

2. Chi nhánh được sử dụng tên giao dịch bằng tiếng nước ngoài, được dịch từ tên tiếng Việt.

3. Trụ sở của chi nhánh phải đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất của một văn phòng làm việc, bao gồm phòng họp tổ chức các phiên họp giải quyết tranh chấp; đảm bảo đủ nhân sự để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh.

Điều 6. Lĩnh vực và phạm vi hoạt động Lĩnh vực và phạm vi hoạt động của chi nhánh gồm:

1. Giải quyết các tranh chấp thương mại bằng phương thức trọng tài theo Quy tắc tố tụng của TGAC.

2. Hòa giải thương mại theo Quy tắc Hòa giải của TGAC.

3. Hoạt động của chi nhánh trong phạm vi Giấy đăng ký hoạt động chi nhánh; chấp hành các quy định tại Điều lệ, các Quy chế, quy định nội bộ của TGAC và tuân thủ quy định pháp luật liên quan.

Điều 7. Chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh

1. Chi nhánh có chức năng tiếp nhận Đơn khởi kiện theo quy định tại khoản 12.1 Điều 12 của Quy chế này; chuẩn bị cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khác để tổ chức giải quyết tranh chấp hoặc hòa giải thương mại tại chi nhánh, trong trường hợp các bên trong tranh chấp lựa chọn giải quyết tranh chấp tại chi nhánh.

2. Tổ chức các hoạt động giới thiệu, phổ biến pháp luật về trọng tài thương mại, hòa giải thương mại và pháp luật khác có liên quan nhằm hỗ trợ pháp lý cho cộng đồng doanh nghiệp. Chi nhánh chịu trách nhiệm về kế hoạch, tài liệu và nội dung giới thiệu, phổ biến pháp luật của chi nhánh. đồng thời phải thông báo cho Ban điều hành TGAC chậm nhất 07 ngày trước khi thực hiện.

3. Thực hiện các công việc cụ thể khác do chủ tịch TGAC phân cấp hoặc ủy quyền.

CHƯƠNG III: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI NHÁNH

Điều 8. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh

1. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh bao gồm:

- Trưởng chi nhánh.

- Phó trưởng chi nhánh, nếu cần thiết.

- Các bộ phận nghiệp vụ và quản lý do Trưởng chi nhánh thành lập và điều hành sau khi được Ban Điều hành TGAC thông qua.

2. Nhiệm kỳ của Trưởng chi nhánh và phó trưởng chi nhánh [PT1]

Điều 9. Bổ nhiệm và miễn nhiệm

1. Trưởng chi nhánh và Phó trưởng chi nhánh là Trọng tài viên trong danh sách Trọng tài viên của TGAC.

2. Chủ tich TGAC quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm chức vụ Trưởng chi nhánh.

3. Chủ tịch TGAC quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Phó Trưởng chi nhánh theo đề nghị của Trưởng chi nhánh hoặc khi xét thấy cần thiết.

Điều 10. Quyền hạn và nhiệm vụ của Trưởng chi nhánh

Trưởng chi nhánh có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1. Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp và ủy quyền của TGAC; chấp hành Điều lệ, các quy chế, quy định nội bộ của TGAC, các quyết định của Ban Điều hành và Chủ tịch TGAC.

2. Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng chi nhánh, các bộ phận nghiệp vụ thuộc chi nhánh. Trưởng chi nhánh chịu trách nhiệm tuyển dụng và ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại chi nhánh theo ủy quyền của Chủ tịch TGAC.

3. Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh Phó trưởng chi nhánh;

4. Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm của chi nhánh trình Ban Điều hành xem xét, thông qua.

5. Báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng và cuối năm cho Chủ tịch và Ban Điều hành về tình hình và kết quả hoạt động của chi nhánh.

6. Chịu trách nhiệm về việc lập, lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán của chi nhánh theo quy định của pháp luật kế toán.

7. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh trước TGAC và pháp luật.

Điều 11. Quyền hạn và nhiệm vụ của Phó Trưởng chi nhánh:

1. Phó Trưởng Chi nhánh thực hiện nhiệm vụ do Trưởng chi nhánh phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng chi nhánh. Phó Trưởng chi nhánh đảm nhận nhiệm vụ của Trưởng chi nhánh theo ủy quyền khi Trưởng chi nhánh vắng mặt.

2. Phó Trưởng chi nhánh chịu trách nhiệm trước Trưởng chi nhánh và trước Chủ tịch TGAC.

Điều 12. Văn phòng chi nhánh thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ khởi kiện, đồng thời tại thời điểm tiếp nhận, thông báo về Văn phòng TGAC để nhận số thụ lý và cung cấp biên nhận cho Nguyên đơn.

2. Chuyển cho TGAC 01 bộ hồ sơ khởi kiện trong thời hạn 48 giờ kể từ thời điểm chi nhánh cung cấp biên nhận hồ sơ khởi kiện cho Nguyên đơn, để Văn phòng TGAC phát hành thông báo phí trọng tài cho Nguyên đơn.

3. Cung cấp Quy tắc tố tụng trọng tài, Quy tắc hòa giải thương mại, thông tin về biểu phí trọng tài, biểu phí hòa giải, danh sách Trọng tài viên và danh sách Hòa giải viên của TGAC theo yêu cầu của các bên tranh chấp;

4. Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động giải quyết tranh chấp tại chi nhánh;

5. Hỗ trợ các hội đồng trọng tài trong hoạt động giải quyết tranh chấp tại chi nhánh;

6. Hỗ trợ các các hòa giải viên trong hoạt động hòa giải tại chi nhánh;

7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng chi nhánh.

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VỐN, TÀI SẢN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN, TÀI CHÍNH CỦA CHI NHÁNH

Điều 13. Tài sản tại chi nhánh

Tài sản tại chi nhánh được hình thành do:

1.Tài sản tại chi nhanh do chi nhánh tự trang bị và quản lý.

2. Tài sản được đầu tư xây dựng, mua sắm từ nguồn thu của chi nhánh được TGAC phân bổ lại cho chi nhánh.

4. Chi nhánh có trách nhiệm quản lý, bảo toàn, sử dụng có hiệu quả vốn và tài sản tại chi nhánh.

Điều 14. Phân bổ phí trọng tài, phí hòa giải thương mại:

1. Nguồn thu từ phí trọng tài, phí hòa giải thương mại đối với các vụ tranh chấp do TGAC Tiếp nhận và thụ lý được phân bổ theo Quyết định phân bổ thu - chi của chi nhánh do Ban Điều hành quyết định.

2. TGAC thanh toán thù lao trọng tài cho các Hội đồng trọng tài tại chi nhánh theo quy định tại Quy chế thù lao Hội đồng trọng tài của TGAC;

Điều 15. Công tác kế toán, tài chính của Chi nhánh

Chi nhánh thực hiện chế độ hạch toán kế toán phụ thuộc theo quy định của pháp luật, đảm bảo tuân thủ các quy định sau:

1. Chi nhánh thực hiện kê khai và nộp các khoản thuế thu tại địa phương nơi có địa điểm chi nhánh theo quy định của pháp luật, bao gồm kê khai và nộp thuế môn bài, khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân tại chi nhánh.

2. Phí trọng tài và phí hòa giải thương mại phát sinh từ hoạt động của chi nhánh được các bên trong tranh chấp chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản của TGAC và được TGAC xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định. Việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động được TGAC thực hiện.

3. Hạch toán đầy đủ sổ sách kế toán về hoạt động tài chính của chi nhánh theo quy định của pháp luật kế toán.

4. Hàng quý, chi nhánh phải nộp báo cáo tài chính của chi nhánh về TGAC trong thời hạn 07 (bảy) ngày đầu của quý tiếp theo để TGAC tổng hợp thực hiện báo cáo tài chính.

5. Phí phân bổ cho chi nhánh theo từng vụ việc được TGAC phân bổ từ nguồn thu từng vụ việc được khởi kiện tại chi nhánh.

CHƯƠNG V THỜI HẠN HOẠT ĐỘNG & GIẢI THỂ

Điều 16. Thời hạn hoạt động

Chi nhánh chính thức hoạt động kể từ ngày được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy đăng ký hoạt động cho đến khi chấm dứt hoạt động trong các trường hợp nêu tại Điều 17.

Điều 17. Các trường hợp chấm dứt hoạt động của Chi nhánh

1. Theo quyết định của Ban Điều hành.

2. Cơ quan chức năng thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh.

3. Khi TGAC chấm dứt hoạt động.

CHƯƠNG VII: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG QUY CHẾ VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Sửa đổi và bổ sung Quy chế

Ban Điều hành TGAC ban hành quy chế chi đổi, bổ sung khi cần thiết.

Điều 19. Khen thưởng và kỷ luật

Chế độ khen thưởng cho thành tích hoạt động của chi nhánh và việc xử lý kỷ luật đối với các vi phạm của chi nhánh do Ban điều hành quyết định theo quy định của Quy chế khen thưởng và xử lý kỷ luật của TGAC.

Điều 20. Điều khoản thi hành

Quy chế này đã được Ban điều hành TGAC thông qua tại cuộc họp ngày … tháng … năm 2025, có hiệu lực thi hành kể từ ngày … tháng ... năm 2025 và được áp dụng chung cho tất cả các chi nhánh thuộc TGAC.